ارتباط موثر در محل کار به این بستگی دارد که کجا، چگونه و چه زمانی با هم ارتباط برقرار می کنید. این هفت نکته را امتحان کنید تا ارتباط قوی تری داشته باشید.

۱-بدانید کجا و در مورد چه چیزی باید ارتباط برقرار کنید

ارتباط به اشکال مختلف صورت می گیرد - رو در رو، از طریق ایمیل، از طریق پیام های فوری، و در پلت فرم های مدیریت کار. برای مؤثرتر بودن، مطمئن شوید که دستورالعمل‌های ارتباطی را دنبال می‌کنید و درباره چیزهای درست در مکان‌های مناسب پیام می‌دهید.

گاهی اوقات، دانستن محل برقراری ارتباط نیمی از کار است. شرکت شما ممکن است ابزارهای ارتباطی متفاوتی داشته باشد – که این امر باعث می‌شود که بدانید از کدام ابزار استفاده کنید. کدام ابزار برای سوال یا نظر شما مناسب است؟ آیا نیاز به برقراری ارتباط در زمان واقعی دارید یا ارسال پیام ناهمزمان مشکلی ندارد؟

اگر مطمئن نیستید، از یکی از اعضای تیم یا مدیر تیم بپرسید که در کجا باید انواع مختلف پیام را ارسال کنید. برای همه مهم است که در یک صفحه باشند.

۲-مهارت های همکاری خود را ایجاد کنید

همکاری بستر کار تیمی موثر است. به منظور ایجاد مهارت های همکاری تیمی قوی، باید ارتباطات باز و صادقانه را تمرین کنید. این لزوماً به این معنی نیست که همیشه در مورد چیزها توافق کنید - دانستن اینکه چگونه مخالفت کنید و از طریق آن تفاوت ها کار کنید، بخش کلیدی همکاری است.

همکاری و مهارت های ارتباطی نوعی سناریوی "مرغ و تخم مرغ" است. شما می توانید با برقراری ارتباط موثر، همکاری خوبی ایجاد کنید - اما دانستن نحوه همکاری یک جزء کلیدی ارتباط قوی است.

در اصل، این فقط به این معنی است که شما باید در طول زمان مهارت های همکاری و ارتباط را بهبود بخشید. همانطور که همکاری تیمی را بهبود می بخشید، در انتقال اطلاعات و نظرات در یک محیط کاری بهتر خواهید شد - و در نتیجه، این ارتباط صادقانه باعث می شود که همکاری راحت تر شود.

۳-در صورت امکان رو در رو صحبت کنید

شاید امتحان شده ترین و واقعی ترین راه برای جلوگیری از ارتباط نادرست، صحبت رو در رو باشد. اگر تیم شما مجازی است، صحبت از طریق کنفرانس ویدیویی نیز کار می کند. اگر می‌دانید که یک مکالمه سخت خواهد بود، ارتباط چهره به چهره بسیار مهم است. برقراری ارتباط از طریق نوشتن ممکن است دشوار باشد، بنابراین به طور ایده آل می خواهید عضو تیم شما بتواند حالات چهره و زبان بدن شما را ببیند.

اگر تیم شما از راه دور یا توزیع شده است، برقراری ارتباط از طریق تماس تلفنی به جای کنفرانس ویدیویی نیز می تواند کارساز باشد. خستگی کنفرانس ویدیویی واقعی است و می تواند همکاری و ارتباط را به ویژه برای تیم های راه دور دشوار کند.

برقراری ارتباط از طریق تلفن برخی از فشارهای بصری را کاهش می دهد، در حالی که همچنان به شما امکان می دهد صدا و لحن اعضای تیم خود را بشنوید.

۴-مراقب زبان بدن و لحن صدای خود باشید

ارتباط فقط به این نیست که شما چه می گویید، بلکه به نحوه بیان آن نیز بستگی دارد. مطمئن شوید که دست‌هایتان را روی هم نمی‌زنید یا به‌عنوان بریده بریده نمی‌شوید. اغلب اوقات، زبان بدن شما ممکن است هیچ ارتباطی با وضعیت فعلی نداشته باشد - شاید در مورد چیزی در زندگی شخصی خود خسته یا استرس داشته باشید.

اما اعضای تیم شما، که ممکن است آن زمینه را نداشته باشند، می توانند اعمال شما را ببینند و تصور کنند که شما از چیزی عصبانی یا ناراحت هستید. مخصوصاً برای مکالمات سخت، سعی کنید زبان بدن و حالات چهره خود را آرام کنید تا از هرگونه نشانه ناخواسته خودداری کنید.

۵-ارتباط دو طرفه را در اولویت قرار دهید

گوش دادن برای برقراری ارتباط در محیط کار به اندازه صحبت کردن اهمیت دارد. بخشی از یک عضو تیم مشارکتی، گوش دادن به ایده های دیگران است به جای اینکه فقط سعی کنید ایده های خود را در آنجا مطرح کنید.

دو نوع رایج گوش دادن وجود دارد: گوش دادن برای پاسخ دادن و گوش دادن برای فهمیدن. هنگامی که به پاسخ گوش می دهید، به جای آنچه که طرف مقابل می گوید، روی چیزی که قرار است بعدا بگویید تمرکز می کنید. با این نوع گوش دادن، خطر از دست دادن اطلاعات کلیدی یا حتی تکرار آنچه که طرف مقابل گفته است را دارید.

در عوض، سعی کنید برای فهمیدن گوش کنید - یعنی به حرف های طرف مقابل گوش دهید بدون اینکه فکر کنید چگونه می خواهید پاسخ دهید. اگر به چیزی فکر می‌کنید که می‌خواهید بگویید، آن را یادداشت کنید تا بتوانید به گوش دادن برای فهمیدن بازگردید، به‌جای اینکه سعی کنید چیزی را که می‌خواهید بگویید بعد به خاطر بسپارید.

۶-به حقایق پایبند باشید، نه داستان ها

"حقایق در مقابل داستان ها" تکنیکی است که توسط یکی از بنیانگذاران گروه رهبری آگاهانه، دایانا چپمن توصیه شده است. در این مورد، "حقایق" چیزهایی هستند که واقعاً اتفاق افتاده اند - چیزهایی که همه افراد در اتاق به راحتی در مورد آنها توافق دارند. از سوی دیگر، «داستان» تفسیر شما از موقعیت است.

برای مثال، بگویید مدیرتان در طول یک جلسه تیمی کوچک به شما بازخورد مستقیم می دهد. این یک واقعیت است. شما انتظار بازخورد را نداشتید و احساس می‌کنید مدیرتان بازخورد را به اشتراک گذاشته است - به جای اینکه آن را برای یک به یک شما ذخیره کند - زیرا از کار شما ناراضی است. این یک "داستان" است، زیرا شما هیچ راهی برای دانستن اینکه آیا این حقیقت دارد یا خیر، ندارید.

داستان ها اجتناب ناپذیر هستند - همه ما داستان هایی را از واقعیت ها می سازیم. اما سعی کنید داستان ها را از واقعیت ها جدا کنید و تا زمانی که نتوانید آنها را تأیید کنید، از اقدام بر اساس داستان ها خودداری کنید. به عنوان مثال در این مورد، ممکن است بخواهید در طول تعامل حضوری بعدی خود با مدیر خود صحبت کنید و بپرسید که چرا آنها در یک جلسه تیمی بازخورد خود را به اشتراک گذاشتند.

۷-مطمئن شوید که با فرد مناسبی صحبت می کنید

ارتباط موثر در محل کار به همان اندازه که با چه کسی صحبت می کنید، به آنچه می گویید نیز بستگی دارد. ارتباط ضعیف اغلب زمانی اتفاق می‌افتد که با افراد اشتباه صحبت می‌کنید یا سعی می‌کنید اطلاعات را در محیطی اشتباه به اشتراک بگذارید.